如何使职业健康安全管理体系的文件化信息“接地气”
中国人民解放军63769部队 徐超飞 彭科燕 刘蒲理｜文
GB/T 45001—2020《 职 业健康安全管理体系 要求及使用指南》指出：实施职业健康安全管理体系是组织的一项战略和经营决策。采用职业健康安全管理体系旨在使组织能够提供健康安全的工作场所，防止与工作相关的伤害和健康损害，并持续改进其职业健康安全绩效。
标准7.5“文件化信息”要求：组织的职业健康安全管理体系应包括文件化信息。对组织而言，文件化信息是职业健康安全管理体系运行的依据，它可以使组织中与体系相关的活动在统一意图和行动下开展。7.5 中还要求：对于不同组织，文件化信息的多少与详略程度可以不同，取决于：组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；
证实满足法律法规要求和其他要求的需要；
过程的复杂性及其相互作用；
工作人员的能力。这要求文件化信息既要符合标准要求，同时更要贴合组织实际，如此才能避免职业健康安全管理体系与实际工作脱节，真正使文件化信息起到沟通意图、统一行动的作用，最大程度防止对人员造成伤害和健康损害。
从目前的情况来看，只要建立了职业健康安全管理体系的组织，都有自己的文件化信息，这一点毫无疑问。但文件化信息管不管用、好不好用，却是要打个问号。一些组织的文件化信息往往是中看不中用，编写完就束之高阁，失去了建立职业健康安全管理体系的根本目的和意义。不同组织文件化信息的问题多种多样，典型问题可能包含以下三方面:
照搬照抄
一些单位在建立职业健康安全管理体系之初无从下手，采取借鉴其他业务或性质相近单位的先进经验，这本无可厚非。问题在于全盘参考，不加分析，不考虑本单位特点，简单套用模板，不管能不能做到，适合不适合做，都先拷贝过来，把里面的单位和岗位名称等一些表面的基本信息修改后就算完成，评审也走马观花，审批签字人员也不愿投入太多精力，不过细核查，认为大面上过得去就行，只签字不把关。
事不关己
多数组织都有安全主管部门，据了解，很多单位为了管安全，都设有安全委员会或类似组织机构，有些还有专职或兼职的安全专家、安全员。据此，一些单位的部分人员就认为编制文件化信息是安全主管部门和安全委员会的职责，或者应该由安全专家、安全员全权负责，自己仅作为使用人员，不需要参与编写，只要按照要求执行就够了，而实际上单位里的业务领域可能千差万别，安全专家或安全员不可能了解所有业务过程中的安全要求，这样编制的文件化信息也不可能符合实际。
模棱两可
GB/T 45001—2020 标 准 适用于所有组织，因此在标准内容里有时会出现“宜”“可”“可能”“能够”等助动词，以及“适用时”“适当的”等语境，组织在编写本单位文件化信息时要结合实际将这些助动词具体化。但一些单位的编写人员为了省事，没有把这些助动词转化成可操作可执行的描述，没有指导性，或有二义性，结果造成文件化信息起不到行动指南的作用，执行人员感到无所适从，想当然地理解和执行，有些甚至望文生义，想当然认为既然是可以执行，那就说明也可以不执行。
组织的文件化信息如果能“接地气”，那就既要符合GB/T 45001—2020 要求，又要根植于本组织土壤，适合于本组织实际。这样的文件化信息更利于组织贯彻标准要求和管理理念，也是过去成功经验的总结，是指导培训人员的好老师、好教材。如何编制出这样的文件化信息？需要在编写开始前、编写过程中、编写完成后这三个阶段着力，具体如下:
编写开始前注意把握三个要求
一要把握管理过程要求。GB/T 45001—2020标准所采用的方法是基于PDCA 循环理念的过程方法，运用PDCA 过程方法不断迭代，进而实现持续改进是标准的一个核心思想，所以识别和确定过程是编制文件化信息的首要前提。需要指出的是，组织的过程一定是客观存在的，不会因编制文件化信息发生变化，为了对过程进行控制，应围绕标准要求的策划、支持、运行、绩效评价以及改进过程，针对组织具体的环境及活动的性质，识别和确定体系所需的过程，并通过策划确定过程的顺序以及各过程之间的相互作用和影响，过程确定必须完整，不得遗漏。
二要把握现存文件要求。建立职业健康安全管理体系不是将原有的安全管理模式全盘否定，而是借鉴先进的安全管理理念、手段和方法，对其进行改进完善；
编写文件化信息更不是将原来的制度推倒重来，而是将安全管理经验进行系统总结、深化和规范。组织原有的文件是组织长时间形成的符合实际、行之有效的规定，是组织工作人员智慧的结晶、固化的经典，人员在日常工作中已经习惯自觉地贯彻执行。因此，如果这些文件符合标准要求，则可以直接使用，当然如果组织需要，可以统一格式。这样不仅能提高文件的有效性，还能显著缩短文件化信息的编制时间。
三要把握活动描述要求。在描述任何活动时，都应排除人为的随意性，使其具有确定性，即必须考虑到影响此过程输出的所有因素，并加以控制。顶层文件应说明职业健康安全管理体系覆盖哪些过程，每个过程应开展哪些活动，对每个过程和活动需要控制的程度。中间层文件是顶层文件的具体展开，应根据需要明确何时、何地、由谁、做什么、怎么做、为什么做（5W1H）及应保留什么记录等。底层文件是对中间层文件的有力支撑，应比中间层文件更详细地规定活动如何进行，要具备可操作性。只有这样才能保证过程完全受控和过程的一致性，才能保证意图沟通、行动统一。
一要确保符合标准条款。标准4.3 明确：组织应界定职业健康安全管理体系的边界和适用性，以确定其范围。边界和适用范围可以是整个组织，也可以是组织的一部分。但一旦组织决定建立职业健康安全管理体系，不管范围大小，标准的要求都要全部体现，不能删减任何条款。因此，编写人员要逐字逐句理解标准的要求和内涵，不能看得懂的或较易实施的就写上，看不懂的或不好实施的就绕过。另外，标准要求除了标准本身外，还包括标准中引用的其他技术、管理标准以及相关适用的法律法规，这些引用标准和法律法规往往容易被忽略，应引起注意。
二要确保符合单位实际。如果文件化信息只符合标准而不符合单位实际，人员就会有排斥心理，解决这个问题的手段可以多种多样，最终要在可操作性上下功夫。“业务谁负责，文件谁完成”，必须实行岗位责任制，谁主管的工作、业务，文件化信息就由谁去写，对于已有的工作，采取“现在要求怎么做，文件化信息就怎么写”的原则，即要把按照要求做的工作都要写上；
对于以前未做过而标准又有要求的工作，可先由安全专家提出应该怎样做才能满足标准要求，然后由编写人员提出在实际工作中应该怎样做，双方应经过多次沟通确认再编写。
三要确保符合接口节点。文件化信息编制过程中，由于编写人员工作侧重点不同，所以安全主管部门应站在整体系统的高度，着重搞清每个文件化信息在体系中的作用，其输入、输出与其他文件化信息之间的界面和接口，要把握好处理原则。文件化信息之间的支撑关系必须清晰，安全主管部门要及时解决不同文件化信息之间交叉、重叠、矛盾等问题，安全专家应给予技术支持。同时，安全主管部门要加强协调，明确编制计划，按照控制节点组织实施，按计划定期对编制的进度、质量进行检查、督促，对人员在编写中遇到的问题和困难要即使解决和帮助。
编写完成后注意坚持三个把关
一要坚持单位内部把关。首先，文件化信息编写者要发动岗位其他人员校对和讨论，所谓“当局者迷，旁观者清”，不同的人员往往能以不同的角度对文件化信息提出的不同的问题，他们的评价和意见是体系文件的有益补充。其次，文件化信息涉及的不同岗位的相关人员也要加强交流，避免对其内容理解的不一致，同时要杜绝死角盲区。最后，直接领导要带头参与讨论修改，要查找文件化信息中存在的不足，在单位层面上提出系统性的观点，实时纠正和改进。
二要坚持单位之间把关。一个过程的完成往往需要多个单位的协调配合，才能达到过程规定的输出要求，各单位对完成过程的职能分工不同，编写文件化信息的导向就不同。因此，在单位内部把关结束后，文件化信息涉及到的业务部门和执行单位也要对其把关，直接领导以及相关岗位人员都要参加讨论修改，要通过讨论，使文件化信息之间的支撑关系正确、接口关系准确、指向关系明确。这样不仅有助于加深对文件化信息要求的理解，同时能使参与者产生责任感。
三要坚持最高领导把关。在单位内部和单位之间把关结束后，安全主管部门要组织评审，邀请领导参加，尤其是最高领导。建立和运行职业健康安全管理体系是一项领导工程，领导者尤其是主要领导能创造良好的内部环境，还能确保资源的获得，他们站位高、视野宽，能针对全局统筹谋划、高屋建瓴。所以，把领导的管理思想和理念体现到文件化信息中是关键的一环，能极大提高其执行力，对职业健康安全管理体系的有效实施能起到决定性作用。
文件化信息的编制是一个PDCA 循环，文件策划是P（策划），文件编写是D（实施），文件评审和运行是C（检查），最后一环就是A（改进），是一个持续改进的过程。
文件化信息经过策划、实施、评审、发布后，就要开始运行。在运行过程中，组织的内外部环境可能会发生变化，组织所界定的职业健康安全管理体系的范围也可能调整，组织的工作人员以及相关方的需求和期望也在不断变化，组织适用的法律法规要求也可能发生变化，这些可能都会带来组织的危险源发生变化。同时，组织在危险源辨识和风险评价过程中所使用的方法一般也会不断改进提高，这些都会影响到文件化信息的符合性。
针对上述可能发生的变化，包括因这些变化而随之变化的职业健康安全方针、目标，以及在运行中发现的问题，组织要及时进行有针对性地修改。随着组织管理成熟度的提高，要及时考虑是否可以精简文件化信息，不断评审实现结果的证据的文件化信息的充分、适宜和有效性，研究总结经验，提炼新的做法，反复验证后纳入文件化信息中，而且要按照编制文件化信息时的评审批准程序进行，做到在运行中持续改进，确保职业健康安全管理体系的持续适用、好用和管用。
经过策划、编制、评审、发布、运行和改进，一套“接地气”的文件化信息就圆满完成，由于其具有组织特色，能体现领导管理理念，适合于组织实际，人员熟悉，自然就便于实施。通过这套文件化信息运行职业健康安全管理体系，必然有利于组织管理与其相关的职业健康安全风险，提升安全绩效，最终达到避免人员受到伤害和健康损害的目的。安
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