办公自动化环境下，基层医院档案管理研究

摘 要：随着互联网的普及和信息技术的快速发展，其在我国各领域中得到了广泛应用，推动企业发展的同时也提升了企业的竞争力，实现了办公自动化目标。医院的运行和发展借助先进的科学技术，在档案管理工作中展开了实践探索，借助办公自动化优势，提高基层医院的档案管理水平，成为基层医院发展的重点研究课题。基于此对办公自动化给基层医院档案管理工作带來的影响进行了探讨，分析了办公自动化环境下基层医院档案管理工作的实践策略。

关键词：办公；
自动化；
基层医院；
档案管理

在基层医院的运行和管理工作实践中，档案管理是一项复杂的工作内容，也是基层医院运行和发展必不可少的环节。基层医院的档案管理工作具有长期性、系统性的特征，与医院的经营水平、发展效益之间有着密切的关系，基层医院要结合办公自动化环境所带来的便利，在档案管理工作实践中以实现基层医院的稳定发展为最终目标，将档案信息资源的价值充分利用起来，加快基层医院档案管理的自动化建设脚步，适应办公自动化环境，提高档案管理工作的效率。

一、办公自动化给基层医院档案管理工作带来的影响

1.提高了档案管理效率

办公自动化对医院档案管理工作来说，既是机遇，也是挑战，因为在办公自动化的环境中，医院的档案管理工作平台和载体发生了改变，在实施档案管理时，改变了纸质化的工作模式，转变成了电子化、信息化的运行方式。档案管理的载体发生了改变，在信息的传递、收集、整合、利用中，使用计算机设备以及办公系统的相关软件，实现办公自动化。基层医院档案管理工作有了新的平台和载体，不再以纸质资料为主要的档案资源形式，更多地利用电子文件，基层医院的档案存储空间逐步拓展，形式愈发丰富，改变了以纸质资料文字形式为主的档案管理模式，需要全方位收集、整合和运用图片、文字、音频、视频等各项资料，档案管理工作更加全面和灵活。因此，在办公自动化环境的影响下，基层医院的档案管理工作效率大大提高，不再受人工操作模式的限制，突破时空约束，充分利用档案资源的信息，提高了档案资料的收集效率和管理水平。

在过去一段时间内，按照传统的基层卫生院档案管理模式，收集、整理档案资料工作，都是由工作人员采取人工手法和归档的方式，对各种纸质材料进行管理。各科室和部门之间的信息传递，也通过纸质材料和人工操作的方法，导致档案管理人员面临着繁重复杂的任务，常常会形成信息传递错误等操作风险，降低了档案管理的准确性和综合效率。办公自动化改善了医院档案管理工作中信息传递错误的问题，提高了档案管理的信息化、现代化水平，信息沟通更加高效，利用新媒体平台或是基层卫生院档案管理系统，相关部门人员可以在网络平台上传递信息，沟通和交流更加便捷、高效。部门之间的沟通效率增加，更好地实现互相协作，改变了纸质档案和信息的交流形式，档案管理流程逐步简化，档案管理工作人员手工操作的压力降低，减小了失误风险，实现了档案管理工作质量的提升，档案管理工作效率得到优化，对基层卫生院的发展和管理工作的实施来说，起到有力的支持和保障作用。

2.档案利用率得以提升

在信息化时代，基层医院档案管理工作面临着办公自动化环境所带来的机遇和挑战，逐渐转变了档案管理工作观念，适应新时代的发展趋势，创新档案管理模式，使档案管理的利用效率大大提升，明显提高了基层医院档案信息资源的利用效率。将基层医院档案中记载的各类信息全面利用起来，为医院的建设和发展提供依据，这体现了档案资料重要的参考价值。在传统的基层医院档案管理工作实践中，要经过复杂、漫长的审批流程后才能进行档案资料的查阅、调取、使用。借阅档案资料需要投入大量时间、人力成本，在开发和利用档案信息资源方面效率不足，人们在面临烦琐的档案信息资源查阅程序时，有时会选择放弃使用档案信息资料，导致档案资源难以发挥出有效的参考作用。

在办公自动化的环境下，这一问题被纠正，信息检索的准确性和质量大大提升，只需要在档案管理信息化平台上使用目录查找或关键词查找等方式，就能够获取所需要的信息资源，将目标文件锁定，调取档案信息。查阅档案资源的过程愈发便捷、快速，利用现代的先进技术处理档案资料信息，传输档案、存放档案，对档案进行发送、接收等各个环节，准确性和传播速度均有所提升。办公自动化是高科技时代的产物，充分利用了计算机网络技术的应用优势，构建了完整的信息沟通系统，将办公业务和办公人员集中在一起，形成了人机信息系统，提高了信息沟通和传输的准确度和综合效率，具有先进的技术优势。信息存储和传输的可靠性、安全性不断增强，充分展现出档案管理的价值，档案资料的利用率有效提升。

二、办公自动化环境下基层医院档案管理工作的实践策略

1.搭建信息化平台

开展基层医院档案管理工作，要结合办公自动化的环境所带来的影响和变化，构建档案管理信息化平台，提高档案管理的信息化、现代化水平。基层医院要加大对档案管理信息化建设的投入力度，建立功能完善的档案管理系统。在技术、资金、人才投入方面需要加强支持力度，配置完善的软件、硬件设备设施，在办公室系统中接入档案管理系统，使档案管理信息系统可操作性和覆盖面逐渐增强。档案管理信息平台的功能要逐步完善，要具备基础的收集档案信息资料、整理信息资源的功能，同时还要在归档、查询档案信息资料方面具备先进性能。利用大数据技术、自动化平台，整合档案资源的数据库信息，提高分析和处理信息资料数据的准确性和效率，使档案管理的服务功能更加完善。

另外，搭建功能健全的档案管理信息平台，采取联网查询的模式，对于可公开的信息资料进行共享，完善共享功能，包括医疗档案、机械设备使用档案、科研档案等，将此类可公开的信息资源共享在档案信息化平台上，提高档案资源的利用率。

2.加强制度建设

制度体系具有保障、约束功能，对办公自动化环境中基层医院的档案管理工作来说，建立完善的自动化办公档案管理制度体系，有着重要的意义。医院的档案管理要在制度体系的建设中，明确信息化、自动化档案管理的方向，应用先进技术建立健全档案信息化管理制度，保证在基层医院的档案管理工作各个环节中，都运用先进的技术手段，保证技术应用的规范性，使档案管理工作的信息准确、可靠，提升信息质量，强化信息安全。在制度建设中，要将制度的保障和约束作用体现在各部门的协作中，完善部门协作制度和协作机制，要求信息技术部门和档案管理部门之间相互配合，形成紧密的关系，对档案信息系统运行和应用中存在的问题及时纠正，发现异常要以最快的速度处理，使档案管理工作依据性能良好的档案信息系统，高效展开和运行。档案信息化管理流程要加以明确，规范流程，在电子档案收集和整理等环节做好信息筛选工作，准确核对信息，保证电子信息资料归档流程科学性、规范性。

为了提升电子档案的管理质量和管理效率，要将电子文件的格式、文档类型统一，严格落实档案信息的保密工作，遵循档案管理的保密制度，制定有效的安全监管措施，提高电子档案的安全管理水平。在电子档案信息的安全管理中，同样要建立起完善的制度体系，做好电子档案的安全防护网络建设工作，信息技术部门和档案管理部门相互配合、协调，采取多种安全防护措施，保障档案信息资源的安全。例如，设置档案管理信息系统访问权限、水印技术、加密技术、记录访问痕迹等，此类方式均是电子档案安全防护中必要的举措，档案管理人员要依据定期对电子档案进行检查的制度要求，做好备份工作。落实责任制，使档案管理人员明确主体职责，强化职能意识，防范档案信息资料丢失、损毁等问题。档案管理人员要保持严谨的工作作风和负责任的态度，防范信息资料丢失、破坏等情况，一旦出现信息资源异常问题，要落实追责制度。在专人负责制度中，档案管理人员明确自身的工作职责，落实档案管理的工作任务目标，在制度的依据和保障作用下，推动基层医院档案管理的自动化、信息化建设进程。

3.建立健全信息沟通机制

基层医院档案管理工作对医院的各部门、各岗位、各层级人员来说，均有着重要的价值和作用，在办公自动化环境下，医院档案管理工作要将各部门人员的工作积极性充分调动起来，集中资源，提高基层医院的档案利用率。要建立健全沟通机制，促进信息的沟通、共享。医院各部门之间要强调合作共享的意识，促进各部门人员之间的沟通，提高工作效率，促进工作模式的转型和创新。虽然基层医院各部门处于相对独立的状态，但是，工作上的合作、协调、沟通是必不可少的，特别是档案管理工作覆盖了基层医院的各个运行阶段和各部门当中，要增进各部门人员之间的密切沟通和交流，及时发现档案管理工作中出现的问题。

各部门的档案管理负责人发现异常后，及时报给部门负责人，努力将档案管理工作中的失误风险降低，提高档案管理的质量和效率。对归档时间和资源要节约投入，提高归档效率，科学存放，提高对档案的管理规范性、准确性。档案管理人员要借助自动化技术实现对档案管理的自动化办公、自动化归档以及整理和存放，在档案管理的各个环节，消除与其他部门档案重合的问题，防范档案存放和保管失误的现象，以免在查找档案和使用档案的过程中花费更多的时间、精力，形成不必要的资源浪费。档案管理部门要与各部门之间建立合作机制，利用信息化平台和自动化办公系统进行沟通，及时对比归档档案，做好全方位的档案记录、归档和存放工作。

4.明确管理标准

制定管理标准、明确管理要求，是办公自动化环境下医院档案管理工作必须落实的一项任务。在档案的收集、整理、编目等各个环节，直到保管档案、检索档案、使用档案，不同的档案管理流程和环节均需要专职人员，立足于实际现状的综合考量，将管理标准建设完善，加强对业务流程的规范化管理，将档案管理各环节的价值充分体现出来。

在制定档案标准时，要强调科学化、合理化，根据国家制定和实施的规定要求、标准，提高档案管理标准的科学性、合理性。在开展标准化管理工作的实践过程中，要立足于医院的运行现状，结合医院档案管理的工作特点，在整理、归档材料和办理材料手续等各个方面加强管控，提高归档的科学性和对档案信息的鉴别水平，强化档案信息资源的有效价值。医院要定期修改档案管理制度，明确对人员的职责范围、责任内容，提高档案管理的规范化水平，在完善管理标准和规范化的业务流程要求下，利用档案管理的自动化优势，加快档案管理的现代化建设，利用档案资源的内在价值，提高医院的档案管理工作自动化水平和综合效率，强调规范化的落实档案管理工作任务目标，推动医院的稳定运行和发展。

5.保证网络档案安全性

基层医院档案管理工作要结合网络环境可能带来的风险，在办公自动化环境中采取有效措施，保证档案的安全性，防止出现档案信息丢失、泄露等风险。在基层医院的档案工作建设中，要明确意识到网络安全的重要性，建立网络系统时，站在网络安全的视角加强对系统的安全防护，避免系统被入侵或被更改等安全问题，降低档案资源的外泄风险，保证整个档案信息系统的安全性、稳定性。

医院在展开档案管理工作过程中，要结合办公自动化环境，引进先进技术，强化网络安全性能，通过设置访问权限等方式进行档案管理，拒绝外人访问医院系统。将档案管理的职责明确划分和落实到不同岗位的人员身上，保障档案信息的安全性，为每一名患者的隐私提供保障。将患者诊治信息和病历信息作为安全防护的重点，保障档案管理信息的网络安全水平，为患者和医院双方的利益提供安全保障，防范不必要的信息损失和安全事件发生。

三、结论

综上所述，办公自动化环境是网络时代的产物，在信息技术、互联网应用中，办公自动化环境给基层医院的运行和发展带来了新的机遇，对于基层医院的档案管理工作来说形成了新的挑战。档案管理人员要抓住机遇，结合办公自动化环境所带来的影响，制定可行、科学的基層医院档案管理工作方案，适应新时代的发展趋势，紧跟办公自动化环境的变化脚步，提高档案管理的水平和服务质量，向着信息化、自动化的方向逐步探索。

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（作者单位：山东省滨州市博兴县纯化中心卫生院）

作者简介：王兵（1979—），男，汉族，山东滨州人，专科，馆员，研究方向：档案管理。

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