事业单位办公室档案规范化管理措施

文/吉首市德夯风景名胜区管理处 吴小艳

档案管理是事业单位办公室系统工作开展的基础，也是办公室业务开展与结果反馈的前提。规范化管理是对事业单位办公室档案进行统一、集中、安全、高质的管理措施。当前，事业单位办公室档案管理存在管理流程复杂、软件设施不先进、管理制度不完善等问题，阻碍了档案规范化管理进程。因此，探究事业单位办公室档案规范化管理措施具有非常重要的现实意义。

德夯风景名胜区管理处的档案工作主要以《档案法》及州、市档案管理要求为依据，在每年年初成立领导小组，以专题研究的方式抓好一年的档案工作，建立健全档案管理机制并制订档案管理工作计划，狠抓责任落实，统一部署。安排一名办公室人员专门推进档案接收、整理、保管、利用等程序，在规定时间内完成档案文件的收集、归类、登记、入库，并编制档案目录，按照永久、30年、10年的保管期限存放，并定期清扫档案室，有序开展防火、防虫、防盗、防霉以及其他安全隐患整改工作。在确保档案管理环境安全的情况下，单位应注重档案利用等级与制度化管理，并为档案工作提供充足的经费保障。2022年，单位共整理文书档案33盒822件，利用档案35人次，共移交2013至2018年档案74盒1877件，目录2套，投入经费3500元。

（一）管理流程复杂。从事业单位办公室档案管理实践过程来看，档案编号、整理、归档处理流程复杂，需要提前整理人员编号电子表格并进行对应纸质档案编号，后期整理档案到入库归档期间也存在错位风险，对事业单位办公室档案规范化管理提出了较大挑战。

（二）软件设施不先进。当前，事业单位办公室档案软件设施不够先进，无法有效帮助办公室档案管理者进行信息规范处理，人力资源损耗问题较为突出。无法为事业单位办公室档案规范化提供支持，影响了档案管理规范化进程。

（三）管理制度不完善。较之一般企业，事业单位内部具有一套独立的档案管理制度。但是，持续扩展的档案资料内容对管理制度提出了更高要求，以往的人员岗位责任制度、档案查阅利用制度、档案保密工作制度与档案销毁鉴定制度等先后呈现出一些不适应之处，影响了档案管理的规范化进程。

（一）简化管理流程。电子签章是简化事业单位办公室档案规范化管理流程的首选工具之一。现代环境中的电子签章特指经编码与算法将图像处理为电子化签章，电子签章所在第三方平台与政府事业单位达成电子签章协议，为事业单位提供安全、保密的电子签章，适用的公文涵盖网上办公系统流转的多类别行政文件、办公室文件，涉及表格类文书、制作类文书、填充类文书等，与加盖实物印章的纸质公文具有同等法律效力。

首先，由办公室统一制作并颁发电子签章，由办公室文书（或其他指定专人）保管，相关人员应自觉遵守档案管理制度，进行电子签章的维护、运行与管理，定期更改密码。

其次，办公室档案管理人员通过嵌入式提取方式，将业务系统需要转换为PDF版本的文件文档数据自动导入电子档案管理系统中，并根据需要批量生成通用版本文件的文档。针对处于Word、ORACLE、XML、Mysql、Excel、Access等不同数据源内的PDF版本文件转换数据，直接在电子签章系统中引用相关数据源，根据版本文件模板定义格式，进行版式文件的自动合成；
针对自主开发的版式模板，利用电子签章平台自带的模板控制功能，灵活定位版式模板字段、调整版式模板填写区域，涵盖填充域的宽度、坐标、长度、位置分布、间距以及版式文件模板导入导出、修改保存等。

最后，经系统提供专用接口，将事业单位办公室原始信息配合时间戳、数字签名、数字证书等信息打包保存到PDF版本文件隐藏域，允许使用单一签名单元或若干签名单元信息。其中数字签名为单向散列函数、非对称加密（Secure Hash Algorthm 256）技术的组合——固定256bit加密数据，可以将电子盖章转换到数字世界，由档案管理者保存私钥，公钥发布到办公室网络节点，私钥拥有者可以生成签名，办公室节点经公钥验证签名准确性。对于PDF可信电子档案文件，使用事业单位服务器证书，进行电子签章，自动执行签章服务并返回签章结果后，经PKI（公钥基础设施，Public Key Infrastructure）技术加盖安全、精准、可信的时间戳。整个过程省略了办公室档案查阅者向自身所在部门申请、再向被查档人员所在部门领导申请、申请后向档案总管申请等环节，将线下盖章经数字签名方式实现，提高利用效率。

除利用电子签章简化办公室档案管理流程外，还应根据日常工作内容，建立健全办公室档案基本情况统计台账，对报送机关、附件、文种、磁盘等载体承载的档案入库、移出、保管、鉴定、整理、利用、销毁、经费、设备、机构、人员等信息进行全面核查，一次性提出缺少部分，规避多次报送问题。同时，办公室可对现有档案文件的数量、报送范围进行压缩，按照规定的统一格式、口径，及时编制、分析、上报档案统计相关资料，并明确档案载体纸张要求、载体字迹要求、现代设备打印材料要求，落实简明扼要的书文风格以及问题分析原则。在压缩档案收录文件内容的基础上，从提高档案审批效率着手，要求一般文件在24小时内提出拟收录意见报送主管部门，加急或特急文件建立绿色审批通道，提高审批速度，确保办公室档案审批机制的快速、有效性。同时引入手机在线审批功能，在线授予副职审批人审批权限由其在线审批，在审批通过后，立即传送给档案查勘人。整个过程中，指派专人依据审批规范化模式要求，对审批过程进行阶段性抽查，主动查找档案审批管理中的不足，梳理档案审批流程简化前后标准差异，形成档案规范化管理闭环，为各类档案管理事项完整率、准确率、及时率的提升提供依据。

（二）升级软件设施。升级软件设施是当下事业单位办公室档案规范化管理的关键。在计算机硬件配置的基础上，办公室档案管理者可以引入区块链技术、云平台设施等。

1.区块链软件设施。区块链技术特有的去中心化、不可篡改、防伪、可匿名特性在档案信息记录、借阅、利用、存证等环节具有突出优势。在区块链平台中扫描事业单位档案内照片或录入档案中签名，将办公室档案转化为区块链可理解语言。此时，办公室成为区块链网络的对等节点，每一个节点都可以上传档案材料进入区块链，经节点投票认证后，在智能合约的约束下分享到区块链的各个节点，便于办公室各节点保存在同一份档案信息中，规避中心数据库被攻击致使档案信息可信度存疑。在归档期间，可直接调取节点下单份档案资料，经区块链技术归并，在提高档案规范化管理效率的同时，降低整个过程中人力资源损失，从源头解决档案遗漏、有意篡改问题。

2.云平台设施。为解决事业单位办公室档案规范化管理过程中存在的信息共享、协同沟通、资源调配等问题，可以引入事业单位办公室档案管理一体化云。以一体化云平台为中心，汇集单位基建档案、管理档案、经营档案、会计管理档案、实物档案、设备档案、声像档案、人事档案与图书档案。其中，风景名胜区工程档案管理涵盖市场调研、行政发文、产品文件、实物案卷、会计案卷、声像案卷、职工案卷、征管文件、行政收文、市场档案目录、演示库等。在云平台支持下，办公室档案管理人员可以根据要求利用增、删、改、查功能键进行数据处理、数据查询的规范化操作，并根据需要将数据规范转换为XML或PDF格式。对于批量文件，利用文件树的管理方式，结合规范化目录，实现批量挂接，最终以现代案卷视图的形式表现，包括案卷视图、经典案卷视图、层次视图、机构视图等。整个过程中，实物档案与电子档案数据联动，实时自动更新数据状态，办公室档案数据可跟踪，避免人工记录差错或更新滞后对办公室档案规范化管理的影响。

（三）完善管理制度。在档案工作规范化管理热潮的推动下，事业单位办公室档案管理者应紧紧围绕单位工作大局，完善管理制度，拓宽档案领域，为档案规范化管理提供依据。同时，围绕档案工作规范化管理的推进要求，以档案管理人员岗位责任为核心，落实稳中求进原则，统筹推进档案规范化管理制度建设。进而组织档案管理者与档案使用者反复修改、论证，并公开征求单位基层工作人员意见，落实民主方针，汇集单位基层智慧，在确保办公室档案安全的前提下，尽力提升档案管理质量与效率。

1.职责制度。事业单位办公室档案管理人员应严格按照《中华人民共和国档案法》《湖南省档案管理条例》与《档案管理违法违规行为处分规定》进行操作。在落实《中华人民共和国档案法》的基础上，事业单位办公室应树立档案法治意识，学习档案专业知识，了解档案收集、保管、鉴定、保护、统计等工作内容，并参与编制资料检索工具、档案检索工具，依据相关法律规范开展档案资政服务。同时，指导、监督单位所属部门、二级机构档案工作，保证档案室整洁，及时登记、汇报、抢救档案破损等安全隐患。若档案工作人员发生工作变动，要履行档案移交手续，并参与编制档案移交清册，在单位部门主要负责人、分管领导的监督下移交。

2.档案保密制度。在明确人员在档案收集与归档方面职责的基础上，从档案保密着手，责令档案管理人员采取有效措施维护档案完整性与安全性，依法依规变更档案密级，规范解密程序，不得擅自变更原始档案文件密级，或者摘录、汇编、引用、复制属于单位秘密的文件、资料。同时按照国家有关规定，严禁未经事业单位授权的任何组织、个人公布单位档案，单位办公室为档案公布的唯一主体，在确保国家安全、国家利益的前提下公布开放档案，充分彰显单位档案文化的魅力。对于泄密事件责任人，第一时间查明被泄露的国家秘密的内容、密级，根据可能造成危害的范围、严重程度、有关责任人、事件主要情节，上报单位领导、有关部门。

3.档案销毁鉴定制度。档案销毁鉴定制度是维护档案专业性、保密性的关键制度。单位档案管理人员应与办公室主任、分管领导共同成立档案销毁鉴定领导小组。以小组为单位，对保管期限届满的档案进行鉴定，判定是否延长保管期限，并对到期不具备保存价值的档案提出意见，登记造册并书写申请报告。得到批准后，由小组开展指定档案的鉴定工作，并由小组参与鉴定人员签署个人确认信息。整个鉴定活动中形成的文件资料均需归入特定年份的文书档案并永久保存，杜绝单位或个人在不经过鉴定的情况下擅自销毁档案。

档案是事业单位办公室在科学研究、文化传承创新、社会服务等活动中形成的历史记录，涉及多种形式，具备保存价值。针对事业单位在档案管理流程、软件设施、管理制度等方面存在的不足，单位办公室档案管理者应根据新形势开展档案工作规范化管理的要求，简化管理流程，升级软件设施，完善管理制度，为档案规范化管理提供保障。

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