高校图书馆中文纸质图书招标采购现状调查研究——以湖北省15所普通本科院校图书馆为例

文/武汉体育学院图书馆 肖夏 徐晓峰（通讯作者） 王晨绫

高校图书馆的中文纸质图书采购是一项重要的基础工作。国内传统985和211高校预算经费普遍比较充足，分配给图书馆的文献资源建设经费也相当可观。但是，对于一些普通本科院校来说，这方面的经费投入不甚乐观。本文对湖北省15所普通本科院校图书馆近年的中文纸质图书招标采购工作情况进行了统计分析，以掌握目前图书采购的现状，总结了最合理的中文纸质图书招标模式和方法。

从表1可以得知，15家图书馆的年平均中文纸质图书采购经费是121.13万元，纸质图书采购经费普遍不足。2004年印发的《普通高等学校基本办学条件指标关于监测办学条件指标》要求，不同类别院校图书馆均年进书量指标是3或4册，部分图书馆很难达标。值得一提的是，15家图书馆中只有3家在招标文件中明确提出了外文图书的采购需求，其中武汉科技大学图书馆和湖北工业大学图书馆额外分别有30万元和10万元的外文图书采购经费，这个数据没有包含在表1中。湖北文理学院在50万元的采购经费里明确提出包含采购不少于3000册的外文图书，这部分外文图书采购总费用不确定，所以没有去除。总的来说，15家图书馆中绝大多数对外文图书采购没有单独安排预算，这可能是受到师生对外文纸质图书需求不多、价格较贵和经费不足的影响。另外，对师生少量的外文图书需求，完全可以采用文献传递或查找电子版图书的方式替代，在经费成本和时间成本方面更具优势。

表1 15 家图书馆纸质图书招标采购信息汇总表

公办高校图书馆的图书采购经费基本上来自财政拨款，统计数据显示，有3家采用了公开招标的方式，11家采用了竞争性磋商的方式，只有1家采用了询价的方式。可见，竞争性磋商的方式是目前绝大多数图书馆的选择。

（一）竞争性磋商方式采购的主要优势。竞争性磋商和公开招标的主要流程和要求区别不大。竞争性磋商的优势主要是招标流程时间大大缩短，能给图书馆每年的“采购季”留下更多的时间。而且，这两种招标方式都是综合评分法，也就是通过设置评分细则，抽取政府采购评审专家组成评委会打分，其中可以包括一名采购人代表，分数由高到低来确定中标供应商顺序，综合评分法是目前最公平合理而且有效的评标方式，确保了图书招标工作的有序开展。

（二）询价采购以最低价者中标，图书采购中应该谨慎采用。15家图书馆中仅有一家采用的是询价的方式采购。询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式，适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，询价过于倾向报价，忽视对供应商资格性审查和服务质量的考察。在纸质图书采购中，对不同品类或不同出版社图书的挑选是有很大选择空间的，供应商的进货采购成本差异也非常大。另外，供应商的图书加工服务的质量同样非常重要，应该作为重要评价指标考察，如果投标人采用恶意低价中标的方式中标，中标后却不能提供质量有保证的图书和配套加工服务，会给图书馆的采购带来极大的风险和不确定性。所以，一般很少有图书馆会选择询价的招标方式来采购。当然，如果图书馆提前确定好所有计划采购的图书清单，在严格制定加工服务标准要求的情况下，也是可以考虑询价采购的。

不管采取哪种采购方式，最终的目的都是为了挑选到优质的供应商，在采购政策许可的情况下，竞争性磋商是目前最优的招标采购方式，其次是公开招标，询价应该谨慎选择。

表1显示，15家图书馆中有13家在采购图书时选择的招标类型是货物，只有两家选择的是服务。从一般理解上认为，纸质图书采购应该属于货物采购，但实际上供应商不仅只是把图书送到图书馆，一般还包括图书的配套加工服务，即图书编目取号、贴标签、贴防盗磁条、覆膜、盖章等加工环节。图书加工质量也是衡量供应商供货质量的一个重要指标。有实力的供应商一般有自己专业的图书加工团队，加工水平比较高且人员相对稳定；
而有些供应商会把图书加工环节外包给其他公司，相对来说加工质量很可能无法保证，问题较多。

（一）以货物来采购缺点明显。在实际采购图书的工作中，大多数图书馆选择用货物的招标类型采购，这就要求图书馆每年都要进行新一轮的招标采购流程。实际上图书馆真正可以采购图书的“采购季”时间是很有限的。虽然图书采购经费一般都属于政府财政资金，但资金来源不尽相同，经费到位有早有晚，而且高校的财务报销截止时间一般在12月中旬，再加上寒暑假影响，每年图书采购的时间最多只有4～5个月，时间紧张的甚至只有1个多月，图书馆的图书采购会出现明显的滞后现象，特别是对师生越来越多的个性化荐购需求无法及时得到满足，最新出版的图书无法及时采购入藏，待新书上架俨然已成旧书。

（二）图书以服务来采购如何实现。《政府购买服务管理办法》规定，政府购买服务合同履行期限一般不超过1年；
在预算保障的前提下，对于购买内容相对固定、连续性强、经费来源稳定、价格变化幅度小的政府购买服务项目，可以签订履行期限不超过3年的政府购买服务合同。也就是说，在经费稳定的情况下，如果采用服务的招标类型，就可以做到两年或三年招标一次，在具体的操作上，图书采购可以考虑设置为图书供货服务，使用“1+1”或“1+2”的模式。也就是说，当年执行招标采购流程确定中标商，签订当年的采购合同，接下来第二年甚至第三年，在图书馆对供应商服务满意的情况下，图书馆就可以直接和供应商续签合同，这样能大大缩减每年图书采购的“等待期”。当然，图书馆可以通过第一年的合同条款约束供货商，如果对供货商当年的服务不满意，可以选择拒绝续签合同，重新招标。如果第二年经费出现变动，也可以在第一年的合同里说明解决方案，比如可以按照经费的比例来分配给不同的供应商，这也是对图书馆权益的保障。

从表1可以看出，武汉工程大学和湖北经济学院在这方面已经开始尝试。武汉工程大学选择的“1+1”模式，也就是当年招标第二年可以直接再续签一年。湖北经济学院选择的“1+2”模式，可以连续续签两年。图书馆中文纸质图书采购每年都要开展，且连续性强、内容相对固定、经费来源比较稳定，非常适合选择服务的招标类型进行招标，既可以节约招标成本，减少采购流程的时间消耗，又能让图书馆的图书“采购季”时间大大增加，更好地保持全年图书采购的连续性。

15家图书馆的招标文件中只有三峡大学图书馆采用了询价的招标方式，其他14家图书馆都采用的综合评分法来确定中标商，综合评分法是定性分析和定量分析相结合的数量化分析方法，引入权值的概念，使评价指标结果更具科学性，也有利于发挥评审专家的作用，还能有效防止不正当行为。它的准确性决定于正确选择评分指标和确定权重。因此，评分指标的正确选择，权重的合理确定是提高综合评分法的科学性和可靠性的客观基础。

（一）评分细则的统计汇总。经过对14家图书馆制订的评分细则进行汇总分析，主要有十二条受到普遍采纳（如表2所示）。

表2 评分细则汇总表

评分细则主要分为价格、商务和技术三个部分。首先是价格部分，也就是供应商报出的折扣率，折扣率越低，价格部分得分越高。其次是技术部分，主要是对供应商在供货过程中能够提供的服务能力的评价。最后是商务部分，一般是对供应商的公司实力、信誉和业绩等方面的评价。

关于价格部分，政策规定货物项目的价格分值占总分值的比重不得低于30%，服务项目的价格分值占总分值的比重不得低于10%。所以，选择不同的招标类型，对价格分的比重设置是有不同的要求的。从各家图书馆招标文件了解到，评标价格占比区间位于20%～40%之间，平均值为32.86%，其中有8家选择了30%的价格分占比，这也是比较合理的选择。

（二）评分细则条款解析。评分细则一般由采购人来制订，它代表了采购人对供应商的实力和服务能力的综合评价，是采购人对采购活动最关切点的逐项体现，同时也受到相关法律法规的约束，不能随意制定。表2中第1、2、6、8、10、11条基本属于客观分，客观分是根据投标人提供的符合要求的证明材料给分，有材料证明有则给分，没有则不给分，相对更加公平，要求每位评审专家的评分必须一致。主观分则是各位评审专家根据投标材料内容自行判断给分，这也赋予了评审专家一定的“自由裁量权”。

可以看出，前三条14家图书馆均纳入评分细则，其中对图书供货商采购渠道的要求非常重要，有实力的供货商能获得更多重要出版社的授权，拥有更顺畅的采购渠道，确保图书馆图书订单的到书率。第2条类似业绩的要求也是供应商在图书馆配业务方面服务能力的证明，图书馆配服务还是有其行业门槛要求的。第3条的图书加工方面的要求，一般会对加工团队人员的素质，加工差错率等提出要求，最好是做出承诺。第4至8条也是过半图书馆会提出的评分要求，对售后服务的要求是必要的，图书上架后，可能会有比如缺页、排版错误、加工质量等明显质量问题的图书陆续被发现，甚至还可能有盗版书夹杂其中，这些可以要求书商终身质保，只要发现就随时免费更换。第5条提供现采场地和服务也是很多馆考虑比较多的问题，现采包括本地现采和全国各地的外采，是图书馆获取一手图书书单信息的重要渠道，可以组织图书采购人员或师生参加图书博览会或图书展销会等，也可以到书商提供的自有的样本书库或图书卖场门店去选书，第6条企业信誉和荣誉的考量也是对供应商实力的要求，良好的企业信誉是基本保障，在图书馆行业获得荣誉可以获得加分。第7条采访数据质量的要求是一项基本要求，一般来说，图书馆会要求供应商提供量化的承诺，这样能更好地确保后期服务质量。第8条增值服务承诺有8家图书馆专门提出，增值服务可以是书商根据自己的能力和特点给图书馆提供个性化服务，书商可以给图书馆提供专业的馆藏图书数据分析，可以协助图书馆举办校园书展，利用自有的作家资源联合举办读书分享会等活动，一般可以要求供应商提供服务承诺，便于后期开展合作。增值服务项的设置也是图书馆在这方面的一种尝试，不必拘泥于传统服务，书商多样化的服务也能给图书馆的服务理念更多开拓创新的机会。第9至12条有少数图书馆采用，服务实施方案和应急预案需要供应商制定详细的服务流程方案，能够反映供应商的服务能力和经验，属于评审专家的主观分评分项，便于主观对比评分。类似项目用户评价和类似业绩的作用比较相近，类似业绩的用户一般都会给予正面评价，如有负面评价投标人也不会把材料放入投标文件。所以，建议可以选取一项评分即可，不必两项都做要求。

制定招标文件时，对政策法规明令禁止的条款把关会比较严格，但是每个人对政策的理解不一样，还是会存在偏差，所以仍然会存在不合理的情况。表2中列出的十二条基本代表了这些图书馆关切的重点，今后图书馆在制定评分细则的时候，可以参照这十二条来制定。

目前，很多区域性的书商开始把业务向全国拓展，行业竞争更加激烈，如何挑选出更加优质的图书供应商是高校图书馆全年图书采购工作中最重要一环。竞争性磋商可以作为首选的招标方式，在招标类型的选择上，图书馆不妨大胆尝试以服务的类型招标，两年或三年招标一次，合同逐年续签即可，有利于减少采购成本和延长图书馆“采购季”。招标采购评分细则的制订直接关系到中标商的选定，是招标文件的核心内容，图书馆制订的评分细则要求越高，才能让图书供应商提高自身能力，对图书馆配全行业的发展也是有利的。本文汇总分析的十二条评分细则，可以作为图书馆制定评分细则的重要参考。

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